업무 우선순위를 정하는 능력은 자연스럽게 생기는게 아니에요. 그리고 회사에서만 쓰는게 아니라 생활여기저기에서 사용할수 있습니다. 회사에서 권한과 책임을 조율하거나, 아니면 개인 사업을 하던, 아니면 개인적인 일들을 처리할때 우선순위를 관리하면 모든 것을 제대로 처리 할 수있는 능력이 생겨납니다.
우선, 우선순위를 지정하는 방법을을 알아보기로 해요.
우선순위란 무엇인가?
회사에서는 중요도와 긴급도 두가지로 나타낼 수 있습니다. 가장 시급한 일을 먼저 처리해야 합니다. 그러면서 전반적인 목표에 미치는 영향을 이해하며, 즉각적인 반응이 필요한지 나중에 처리할 수 있는지 결정을 해야 합니다.
프로젝트 관리 : 제시간 내에, 예산 범위 안에서 완료되도록 우선순위를 정해야 합니다. 우선순위 매트릭스를 사용하여 어떤 작업을 먼저 수행해야하고, 어떤 작업을 미룰수 있는지 선택해야 합니다.
고객지원 : 고객 지원 부서에는 긴급한 문제를 먼저 처리해야 합니다. 그리고 덜 긴급한 문제는 나중에 처리해야 합니다.
*할일, 두잇 리스트를 적고 위애서 아래로 처리하는 일처리는 좋은처리방법이 아닙니다. 우선순위를 두고 업무를 이해하고 판단하면, 명확한 방법을 개발할 수 있으며, 가장 중요한 업무를 처리할 수 있게 됩니다.
+ 업무 우선 순위를 정하는 방법 +
- 긴급성과 중요성으로 분류하라! -
아이젠하워 매트릭스는 작업을 4개 사면으로 분류하면 도움이 된다는 접근 방식입니다.
> 긴급하고 중요한 작업 : 즉각적 주의 필요하고, 목표에 필수 적인 작업
> 중요한데 급하지 않는 작업 : 필수로 해야되지만, 나중에 해도 된다.
> 긴급하지만 중요하지 않다 : 빠른 조치가 필요하지만, 목표에 미치는 영향이 적다
> 긴급x, 중요x : 중요하지 않고, 종종 위임 할 수 있는 작업
-가장 중요한 일이 무엇이니 결정하라-
마감일이 임박한 프로젝트를 진행 중이라면, 해당 작업과 관련된 작업이 최우선 순위여햐 합니다!
-일정에 작업을 입력하고 집중할 시간을 가져라-
작업을 정리하는 것과 작업을 처리할 시간을 내는 것은 달라요. 생산성을 높이기 위해서는 각 작업에 대한 일정을 만드는 것입니다. 각 작업에 구조화된 접근 방식을 고수 하면 현재 작업에 집중할 수 있습니다.
-업무시간 바운더리를 만드세요-
직장이나 개인 시간이나 우리에겐 경계가 필요합니다. 업무에 전념할 수 있도록 직장과 개인시간을 분리할 수 있도록 해야 합니다.
-디지털의 도움-
다이어리 보다는 디지털화가 된 프로그램 툴을 사용하세요.
-한번에 다하지 말고, 작업우선순위를 두세요-
모든 업무는 한번에 하신다면 정말 매력적으로 보여지실 수 있습니다. 단 미국 심리학 협회의 연구에 따르면 작업간 작업을 전환하면 생산성이 40%더 소모된다고 합니다. 처음부터 단일작업으로 나눠서 업무를 하시면 집중력과 작업의 질이 달라질 수 있습니다.
-업무위임-
내 업무를 위임하는건 쉽지 않습니다. 특히 관리자가 되신다면 더욱 그렇습니다. 하지만 작업을 위임하는 것은 필수로 해야하는 기술입니다. 팀원의 강점을 생각하고 지시하셔야 합니다.
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